Rapport d’activités, de développement durable et d’égalité hommes – femmes

Le projet d'administration

Elaboré en 2021 et finalisé en début d’année 2022, le projet d’administration a été validé par l’assemblée délibérante lors de sa session du 21 mars 2023. Les 7 chantiers de ce document socle pour l’organisation de l’administration seront mis en œuvre progressivement jusqu’à la fin de ce mandat, en 2028.

En 2022, la première phase du projet d’administration a été enclenchée avec la création de 2 nouvelles DGA (conformité & modernisation) ainsi que le lancement de 2 chantiers structurants (mettre en place le contrôle, l’audit, l’évaluation & la relation à l’usager à 360 degrés) et de 2 chantiers d’accompagnement (l’attractivité & l’intelligence de la donnée).

En avril, la DGA conformité a été mise en place avec une volonté d’amélioration constante de l’action départementale. Outre les missions classiques de sécurisation des actes de la collectivité et d’appui aux directions opérationnelles, cette DGA assurera le pilotage des fonctions de contrôle interne, d’audit et d’évaluation, permettant, d’une part, la maîtrise des risques pour la collectivité dans la conduite de ses politiques publiques et, d’autre part, l’assurance de la pertinence de ces politiques. Elle contribue ainsi à l’efficacité et à l’efficience globale de la collectivité dans l’accomplissement de ses missions.

La mise en place de la DGA modernisation en octobre 2022 s’inscrit dans une volonté de développer les synergies de valorisation des potentiels et des technologies au bénéfice de l’ensemble des services du département. Elle rassemble ainsi la direction des ressources humaines ainsi que la direction des systèmes d’information et du numérique. Cette nouvelle DGA a pour ambition de renforcer la fonction RH sous tous ses aspects (marque employeur, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, harmonisation de la bibliothèque des métiers, ...) tout en prenant davantage en compte l’ensemble des trajectoires de digitalisation de nos offres de service (modernisation de nos applicatifs métiers, prospective des nouvelles fonctions sensibles à développer, sécurisation de nos infrastructures numériques, ...).

Se rassembler autour de 4 principes fondamentaux, devant caractériser la collectivité tant dans son ambition de service que dans son fonctionnement quotidien :

• la solidarité
• la proximité
• l’agilité
• l’efficience

La traduction de cette ambition en 3 projets structurants et 4 chantiers d’accompagnement :

3 projets structurants :

• mettre en place le contrôle, l’audit, l’évaluation
• mettre en place la relation à l’usager à 360 degrés
• structurer et généraliser nos relations partenariales

4 chantiers d’accompagnement :

• l’attractivité
• l’innovation managériale
• les transitions numériques et écologiques
• l’intelligence de la donnée

Une élaboration concertée avec l’appui des agents, des cadres, en lien avec les partenaires et les élus et un Pilotage en mode projet.

Ressources humaines

2 245 agents, dont 1 809 permanents, travaillent dans la collectivité au 31 décembre 2022.

Pour la gestion de ce personnel, le recrutement, la formation ainsi que la santé au travail, l’année 2022 a été marquée par :

• un travail sur la reconnaissance de la pénibilité ;
• la mise en œuvre de mesures gouvernementales relatives à la rémunération des agents (Ségur de la santé, loi Taquet), au temps de travail (1 607 h) ou aux reclassements statutaires de certains personnels (puéricultrices, infirmiers en soins généraux, cadres de santé paramédicaux, ergothérapeutes, sages femmes, des fonctionnaires de catégorie B et C) ;
• le recrutement de 212 agents finalisés sur l’année 2022, mobilités internes comprises. Le service recrutement-mobilité a assuré en moyenne 83 processus de recrutement chaque mois. 48 % des offres d’emploi publiées en 2022 ont nécessité au moins une republication faute de candidatures suffisantes ;
• la refonte du tableau des emplois pour faciliter le suivi des emplois et des effectifs, et pour des raisons de bonne prévision budgétaire ;
• l’évolution du service formation et du service recrutement-mobilité pour répondre à un double objectif :
• mieux accompagner la mobilité et l’évolution professionnelle, et proposer un dispositif plus structuré, plus lisible et mieux articulé avec les autres politiques RH,
• recentrer l’activité du service recrutement-mobilité sur la mise en place d’outils de politique RH pour moderniser la stratégie du recrutement, renforcer l’attractivité des postes et fidéliser les agents.

Le service formation a été renommé service formation et développement des compétences ;

• une augmentation du nombre de jours de formations suivis (+16% par rapport à 2021, pour atteindre 7 695 j.) ;
• la poursuite d’une politique handicap volontariste avec une évolution du taux d’emploi de 7,57% en 2021 à 8,02% en 2022 ;
• la mise en œuvre de la charte relative au télétravail adoptée en session du 8 novembre 2021, avec des adaptations pour favoriser le recours au dispositif ;
• l’intégration des assistants familiaux de l’Ain dans le suivi médical périodique ;
• la mise en œuvre de nouveaux dispositifs d’astreinte (bâtiments, assistants familiaux, communication) ;
• la mise en place du guide de signalement des violences et de fait, le recueil des signalements via une cellule dédiée.

Informatique

Collèges

• Raccordement des derniers collèges à la fibre
• 16 collèges ont été migrés sur l’Architecture Windows, et le parc d’ordinateurs sous Windows 10 professionnel a été renouvelé.

Services Internes

• Renouvellement du parc d’ordinateurs par des PC Portables pour les agents en télétravail ou nomades
• Développement des portails de téléservices du social (PCRM) et de subventions (CAPDEMAT)
• Démarrage des activités liées à l’Intelligence de la donnée (Projet d’administration)
• Poursuite de la migration vers Office365 et Teams
• Renouvellement des équipements de sécurité centraux (firewall et reverse proxy)
• Sensibilisation des agents à la cybersécurité
• Audit de sécurité du système d’informations et plan d’actions associé
• Démarrage de la digitalisation des différents services de la DRH, qui se réalisera sur 2 / 3 années.

Direction des finances et du contrôle de gestion

Budget vert : pilotage du projet par la direction des finances. En collaboration avec la direction du développement durable et avec le concours des services, élaboration d’un état des lieux de l’impact environnemental des dépenses départementales à l’occasion de la préparation du budget primitif 2023.

Signature d’une nouvelle convention de services comptables et financiers, avec notamment pour objectifs, le passage à la nouvelle instruction comptable M57 préalable à une démarche de certification, le développement du contrôle interne comptable, la sécurisation de la gestion des RIB et la modernisation des recettes du laboratoire.

Premiers préparatifs pour la M57 : passage de versions, rencontres avec la paierie et la DDFiP.

Premiers travaux sur le contrôle interne comptable.

Un indice de qualité comptable 2022 supérieur à 85 %, comme en 2021 (77 % en 2020)

Hausse des taux d’intérêt avec un impact modéré sur les charges grâce à une dette principalement à taux fixe et un fort désendet- tement, de près de 78 M€ en 5 ans.

Capacité de désendettement de 2,39 ans en 2022.

Compte administratif 2022 :

• Dépenses de fonctionnement 502,6 M€ - taux de réalisation 96,9 %.
• Dépenses d’investissement 141,7 M€ - taux de réalisation 90,7 %.

Direction des Assemblées

7 sessions et 8 commissions permanentes ont été organisées représentant respectivement un volume de 176 et 458 délibérations.

(Les commissions thématiques se sont tenues en présentiel et en visioconférence ponctuellement).

Un travail important d’identification des « élus intéressés devant se déporter », au regard de la loi 3DS, a été effectué lors de l’examen des rapports correspondants.

Concernant le statut de l’élu, l’année a été marquée par l’augmentation du point d’indice au 1er juillet et a généré un travail important de coordination entre toutes les collectivités au sein desquelles les élus perçoivent une indemnité.

Mise en application des dispositions de l’ordonnance du 7 octobre 2021 (entrée en vigueur au 1er juillet 2022) relative à la réforme de la publicité des actes, pour l’ensemble des actes produits par la collectivité.

Organisation de séances de formation régulières à destination des utilisateurs du logiciel AIRS DELIB.

Réorganisation/modernisation du service imprimerie.

Direction Affaires Juridiques et Commande Publique

Service des affaires juridiques :

• Défense des intérêts départementaux : 97 nouveaux contentieux en défense et 2 en demande ;
• Analyses juridiques : 370 consultations juridiques ;
• Sinistralité : 75 sinistres concernant des dommages aux biens, 108 sinistres engageant la responsabilité civile du Département, 65 sinistres concernant la flotte automobile.

Le service de la commande publique participe aux travaux des commissions d’appel d’offres, jurys de maîtrise d’œuvre, marchés globaux de performance…

Chiffres de l’activité :

• 61 consultations initiales et relancées ont été gérées ou vérifiées par le SCP en 2022, représentant au total 78 marchés (DSP + appels à projet + marchés), en évolution de + 32% par rapport à 2021 ;
• 45 décisions préalables rédigées représentant 430 marchés attribué en 2022 ;
• 45 marchés, accords-cadres ou avenants passés selon une procédure formalisée en 2022 ;
• 59 marchés, accords-cadres ou avenants passés selon une procédure adaptée en 2022 ;

Direction de l’appui aux politiques publiques

• Création de la Direction en charge du contrôle interne, de l’audit et de l’évaluation des politiques publiques,
• Lancement d’un audit de partenaire en matière de protection de l’enfance, l’ADSEA01,
• Lancement d’un audit de la Direction des

Développement des missions du collège de déontologie et de la politique de protection des données personnelles.

Direction des Ressources Techniques

Cette direction regroupe les fonctions techniques supports (moyens généraux, comptabilité, marchés, achats, immobilier et foncier, administration des applications Astech et Gescar) au sein de la Direction Générale Adjointe Infrastructures et Déplacements.

Chiffres de l’activité :

• Gestion de la flotte automobile : un projet permettant de rationaliser et sécuriser la flotte automobile est en cours. Un règlement intérieur qui définit les droits et obligations des utilisateurs des véhicules de service a été adopté en 2022
• Suivi des bâtiments occupés par les services (locations, charges, taxes...) : 1,3M€ ;
• suivi des recettes de locations pour 360 000€ et accompagnement des communes sur les dispositifs d’aménagement foncier pour 186 000€
• Une des nouvelles missions développées en 2022 est la prise en charge des états des lieux des 233 logements des collèges avec pour objectif d’avoir une meilleure connaissance de ce patrimoine et des travaux à réaliser
• Poursuite de la rationalisation du parc immobilier à la suite de la réorganisation de la DGAS : rachats de bâtiments pour diminuer les charges de location et cession des bâtiments devenus inutiles pour les activités des services
• Volume des dépenses traitées par le service Finances comptabilité : 15 000 mandats (111 M€)
• Le Service des Marchés de la DGAI a engagé 93 consultations avec 217 lots concernés et 134 avenants avec une optimisation des délais de traitement : : 4 mois en moyenne entre la saisine du service marchés et la notification du marché.

Les bâtiments de l’administration

La Direction des bâtiments assure l’entretien et l’exploitation des bâtiments administratifs de la collectivité. Elle porte la maîtrise d’ouvrage des opérations de construction et de réhabilitation de ce patrimoine bâti.

L’année 2022 marque le démarrage des études de programmation (200 K€) de l’un des projet phare de ces 5 prochaines années : la restructuration des bâtiments du site de la Madeleine qui va accueillir par phase successive plus de 550 agents du Département ainsi des structures partenaires (ADIA, ALE, ADIL CODAL, SOLIHA et le CAUE) qui intégreront la future Maison du cadre de vie – PERL’01.

L’enjeu est de moderniser notre organisation, de rationaliser nos im- plantations, de mutualiser des espaces et de gagner en transversalité et efficacité.

D’autre part, la Direction des bâtiments dispose de 27 agents pour effectuer des interventions en régie ainsi que le suivi de certains travaux externalisés.

Cette équipe pluridisciplinaire permet une grande réactivité. Elle intervient notamment pour :

• des dépannages (plomberie, électricité, menuiserie),
• des travaux de maintenances et d’aménagement (chauffage, mise en peinture des collèges et des administrations, câblage réseau, mise aux normes électriques, mise en accessibilité, confection de meubles, …),
• l’entretien des espaces verts notamment des parcs de la Madeleine et de la préfecture,
• les mises en place lors de manifestations ou lors d’expositions dans les musées, etc….

En 2022 : 1654 demandes OPUS avec un taux de réalisation de 93% correspondant à un budget de 455 630 €.

Direction de la Communication

Site internet www.ain.fr :

• 1 570 847 vues (-1,88% ) et 17 actus créées (48 en 2021)
• insertion de la carte Inforoute 01 / Accès à Mes Démarches Solidarité via Mon compte

Réseaux sociaux

• Facebook : 635 publications – 27 674 abonnés (+13,6%)
• LinkedIn : 170 publications, 8671 abonnés (+ 106 %),
• 740 499 personnes touchées
• Instagram : 84 publications et 160 stories 4 870 abonnés (+17,4 %)
• Twitter : 402 tweets – 8 178 abonnés
• Youtube : + 231 abonnés
• Création d’une page Facebook et d’un compte Instagram pour la Cyclosportive L’Aindinoise :
  Facebook : 67 publications – 841 abonnés
  Instagram : 46 publications et 52 stories – 343 abonnés
• Création d’une page LinkedIn et d’un groupe Facebook « Professionnels de santé - Ain » :
  LinkedIn : 44 publications - 335 abonnés - 30 439 personnes touchées
  Facebook : 73 publications - 122 abonnés

• Messenger : 880 messages traités

Lettres d'information

• 5 newsletters à destination des élus locaux

Éditions :

• 4 magazines de 308 500 à 315500 exemplaires
• 150 éditions : flyers, affiches, plaquettes, cartes pubs…
• 44 panneaux (de chantier, ENS…)

Vidéos/photos :

• 72 vidéos et motion design réalisés en interne
• 123 reportages photos, 35 000 photos réalisées

Presse :

• 188 actions presse et 376 demandes presse traitées
• Plan médias : 156 insertions (presse écrite et campagnes radio)

Objets promotionnels :

• 24 365 objets promotionnels

Partenariats :

• 208 partenariats (+57 %)

Origin’Ain :

• 326 adhérents, 4 newsletters, 95 posts sur LinkedIn

Événementiel

• 145 événements organisés en 2022 (+39 %). Temps forts : salon de l’agriculture, assises du bois et de la forêt, Ain’Formations Orientation, inauguration de la Grande Maison (MDEA), lancement de saison Chambod, assises départementales du logement, réunion publique collège Péronnas, lancement SPIE, inauguration estacade Trévoux, journée d’accueil des internes en médecine, réunions de contractualisation, pose de 1re pierre collège d’Ornex, fête du Grand Colombier...

Communication interne

• • 9 journaux internes
  • 2 vidéos à destination des agents
  • 4 accueils nouveaux agents
  • 9 réunions de territoire, plus de 1500 agents présents, 66 témoignages de collaborateurs
  • Intranet : 120 actualités rédigées; 419 708 pages vues (-7,6 %) moins de pages vues mais plus de visites 139 861 (+7,7 %). 26 001 documents téléchargés (+ 15,9 %)