Vous organisez un événement dans l’Ain

C'est quoi Apidae ?

Apidae est une immense base d'informations touristiques centralisées dans une plateforme numérique connectant les acteurs territoriaux ( office de tourismes, promoteurs d'évènement, collectivités territoriales, associations...)

Comment ça fonctionne ?

Les informations que vous allez saisir seront validées par l’office de tourisme du lieu où se déroule l’évènement.

Votre manifestation sera publiée (sous réserve de choix éditorial) sur plusieurs dizaines de sites internet qui utilisent les données partagées APIDAE.

10 Conseils pour bien saisir votre évènement

• Ne pas écrire votre titre (= nom de la manifestation) et vos descriptifs tout en majuscules (1ère lettre du nom de la fiche et des noms propres en majuscules - certaines appellations ou noms commerciaux peuvent également commencer par une majuscule).
• Créer une fiche par animation. Si votre animation a lieu sur plusieurs jours, créer une seule fiche et préciser les dates dans le champ “date de manifestation »
  exemples :
  si votre manifestation a lieu pendant les 3 jours, du 4 avril au 6 avril, notez dans la date de début 04/04/2023 et dans la date de fin 06/04/2023 ainsi que les horaires de début et de fin s’ils sont connussi votre manifestation a lieu pendant cette période du 4 au 6 avril uniquement le 4  et le 6 avril et/ou à des horaires différents, vous ajoutez deux lignes, la 1^ère du 04/04/2023 au 04/04/2023 et pour la seconde ligne du 06/04/2023 au 06/04/2023, ainsi que les horaires
  

• La portée de l’événement concerne la distance que les spectateurs/participants sont prêts à parcourir pour venir.
  On distingue 5 portées différentes :  Locale : spectateurs résidant à proximité immédiate - 20 km - Départementale : 70 km - Régionale : 200 km - Nationale : 1 000 km – Internationale : ne nous concerne pas.
• Le descriptif court est un texte d’accroche permettant de comprendre la nature de la manifestation (ne doit pas contenir d’horaires, de tarifs, de numéro de téléphone… informations que l’on retrouve par ailleurs)
• Le descriptif détaillé est complémentaire au descriptif court et non redondant. Il peut contenir le détail de la programmation de votre événement.
• Types de clientèle : à préciser uniquement si la manifestation s’adresse à un public particulier. Exemple : Spécial enfants – Spécial adolescents : signifie que la manifestation est ouverte uniquement aux enfants ou aux adolescents (sans les parents). Spécial Famille avec enfants : signifie que la manifestation concerne les familles avec des enfants (parents et enfants)… Si la manifestation est tout public, vous ne cochez aucun critère.
• Moyens de communication : saisir au moins un type (téléphone, ou mail, ou site internet) vers lequel le spectateur/participant pourra se renseigner.
• Réservation : si la manifestation est réservable en ligne, notez l’url directe de réservation
• Contacts organisateurs : précisez au moins une adresse mail et/ou un numéro de téléphone
• Tarifs : si gratuit, cochez la case « gratuit » - si plusieurs tarifs : adultes, enfants, unique… les noter. Si vous avez plusieurs tarifs enfants par exemple, choisir le type de tarif « enfant » et saisir le tarif mini et le tarif maxi. Dans précisions, pensez à noter l’âge.
• Vos photos doivent être en format .jpg ou .png (ne pas mettre de photos via un pdf ou un format word) et libres de droit ou assurez-vous d’avoir les autorisations et droits nécessaires à leur diffusion. Le copyright ou crédit photo est obligatoire, veuillez noter le nom de l’auteur de la photo. Les photos ne doivent pas dépasser 10 Mo pour être téléchargées.
• Descriptif privé : notez le nom de l’organisateur de l’événement et tout ce que vous souhaitez communiquer à l’Office de Tourisme qui n’aurait pu être noté dans les différents champs proposés.
• A la fin du questionnaire, cochez « je ne suis pas un robot » pour faire apparaître le bouton « enregistrer cet événement ». Ainsi, l’Office de Tourisme sera averti de votre saisie et validera, dans un délai de 72h (sauf congés), votre animation.

Guide pratique aux organisateurs d'animations nature

En tant qu’organisateur d’animations nature, vous avez la possibilité de saisir et ainsi alimenter Apidae pour communiquer plus largement sur vos événements et vos animations nature.
Retrouvez dans le guide ci-dessous, les bons conseils de saisies pour renseigner son évènement sur apidae event
Télécharger le guide (Pdf, 2 Mo)