Aides financières pour le classement, la restauration et la numérisation des archives communales

Mis à jour le 20 août 2020

Vous avez la charge d'un projet visant à protéger, conserver ou numériser les documents d'archives de votre commune ?

Vous pouvez prétendre aux aides financières du Département de l’Ain en faveur des archives des communes de l’Ain après étude des devis par les archives Départementales. 

Connaître les modalités pour prétendre aux aides financières du Département en faveur des archives des communes de l'Ain.

"La conservation du patrimoine aindinois, est l'une de nos priorités.
Ce dispositif a pour but de soutenir les collectivités souhaitant sauvegarder leurs archives."

Les critères d’attribution de la subvention

Les modalités, bénéficiaires, documents éligibles... dépendent du domaine concerné par votre demande :

Classement des fonds d’archives communales

Bénéficiaires

Toutes les communes de l’Ain, sauf celles dotées d’un service d’archives

Documents éligibles

  • L’intégralité du fonds communal (archives traditionnelles seulement, documents numériques exclus)
  • Le fonds des archives de + de 50 ans
  • Une partie du fonds liée à un projet de sauvegarde et de valorisation

Opérations aidées

  • L’intégralité du fonds communal (archives traditionnelles seulement, documents numériques exclus)
  • Le fonds des archives de + de 50 ans
  • Une partie du fonds liée à un projet de sauvegarde et de valorisation

Restauration de documents d’archives communales

Bénéficiaires

Toutes les communes de l’Ain

Documents éligibles

  • Pour la restauration
    • Archives centenaires, en priorité les registres paroissiaux et d’état civil, les registres de délibérations et les documents du cadastre napoléonien
    • Tout document non centenaire mais présentant un intérêt historique ou patrimonial certain, par l’information qu’il contient, sa rareté ou sa présentation
  • Pour les interventions sanitaires et les situations d’urgence liées à un sinistre (inondations, incendie, infestation…)
    • L’ensemble du fonds

Opérations aidées

  • Désinfection et restauration des supports : parchemin, papier, métal, bois…
  • Restauration des reliures anciennes des registres
  • Réalisation de nouvelles reliures et de pièces de titre
  • Réalisation d’emboîtages de protection
  • Réalisation de travaux de sauvegarde d’urgence suite à un sinistre (désinfection, surgélation, lyophilisation, dépoussiérage…)

Numérisation et mise en ligne sur internet d’archives communales

Bénéficiaires

Toutes les communes de l’Ain

Documents éligibles

  • Tous les documents historiques de la commune,
  • Projets prioritaires : fonds anciens de grande valeur historique (antérieurs à la Révolution), délibérations de + de 100 ans et documents graphiques (plans, documents photographiques…).

Opérations aidées

  • La numérisation de fonds complets ou partiels réalisée en une seule fois ou avec programmation pluriannuelle (maxi 2 tranches) et uniquement si la diffusion en ligne est prévue,
  • Mise en ligne des fonds d’archives, avec encodage de l’inventaire.

Dépôt des dossiers : avant le 30 novembre ou le 30 juin

Les démarches pour faire votre demande

1- Avant de composer votre dossier

En amont de votre demande, vous devez suivre la procédure suivante :

  • faire établir des devis détaillés par des prestataires spécialisés, précisant : 

Précisions pour les projets de classement

En amont de la demande, la commune fait établir par des prestataires spécialisés, un (ou plusieurs) devis détaillé précisant :

  • l'évaluation et l’analyse scientifique du fonds d’archives communales),
  • l’état du fonds et les différentes étapes de traitement.
  • Les travaux prévus doivent respecter les normes de classement et les instructions réglementaires de tri (identification des dossiers, description, mise en ordre selon le cadre de classement réglementaire, conditionnement, cotation et rédaction d’un instrument de recherche détaillé et de bordereaux d’éliminations).

Précisions pour les projets de restauration

En amont de la demande, la commune fait établir par des prestataires spécialisés, un (ou plusieurs) devis détaillé précisant :

  • les interventions réalisées, les matériaux, techniques, matériels et modes opératoires utilisés.
  • Les travaux prévus par les prestataires doivent respecter le cahier des charges de restauration des documents patrimoniaux élaboré par le Ministère de la Culture (Service interministériel des Archives de France), à consulter sur : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Précisions pour les projets de numérisation et mise en ligne sur internet

En amont de la demande, la commune fait établir par des prestataires spécialisés, un (ou plusieurs) devis détaillé précisant :

  • les moyens humains et techniques mis en œuvre par le prestataire.
  • Transmettre une copie des devis aux Archives départementales de l'Ain pour examen et validation des prestations proposées
  • Les Archives départementales examinent les document afin de vous conseiller sur le choix du prestataire et des démarches à effectuer.
  • Les Archives départementales vous notifient par écrit la conformité du ou des devis.
  • Si les prestations s’inscrivent dans une réelle démarche de conservation du fonds et de préservation du document original, vous pouvez faire votre demande de subvention.

2- Faire votre demande de subvention

La demande d’aide doit être faite au moyen du formulaire suivant :

Liste des pièces à joindre au dossier :

  • Délibération du Conseil municipal précisant qu’il a décidé de faire réaliser l’opération et indiquant le prestataire retenu
  • Relevé d’identité bancaire

⚠ Si votre projet est réalisé en 2 tranches, sur 2 ans, vous devez faire une demande par an.

3- Envoyer le dossier par courrier ou par Email :

Archives départementales de l’Ain, 1 boulevard Paul Valéry 01000
1 boulevard Paul Valéry 01000 Bourg-en-Bresse

Email : archives.departementales@ain.fr

Les délais

Dépôt des dossiers : avant le 30 novembre ou le 30 juin

Les demandes de subventions sont à envoyer aux Archives départementales avant le 30 novembre ou le 30 juin

L'instruction de votre demande

  • Les dossiers seront traités dans l’ordre d’arrivée.
  • S’il manque des pièces, ce sera la date d’arrivée de la dernière pièce qui sera prise en compte. Un accusé de réception de dossier complet sera alors adressé à la commune.
  • Si les crédits votés pour ce dispositif le permettent, la demande sera programmée à la commission permanente du Département qui décidera de l’attribution de l’aide. Une notification sera ensuite adressée à la commune.

Calculs et montants de la subvention

  • Calcul : Taux fixe de 45 % de la dépense HT (investissement),
  • revu à la baisse si le montant cumulé de toutes les aides obtenues dépasse 80 % de la dépense, sauf évolution de la législation.
  • par tranche :
    • plancher de l’aide : 300 €
    • plafond de l’aide: 5 000 €

Les modalités de versement

  • Le versement des aides sera mis en œuvre après le vote.
  • Vous devez obligatoirement demander à votre prestataires d’apposer sur l’inventaire du fonds, le document restauré, tout support de communication… le logo du Département de l’Ain pour afficher la participation  financière, scientifique et technique du Département et de ses Archives départementales.
  • A l’issue de la prestation de restauration, les Archives départementales se déplaceront sur site pour valider la conformité des travaux.
  • Un bilan qualitatif et financier de l’opération devra être transmis aux Archives départementales au plus tard l’année suivante (avant le 30 juin) avec les justificatifs des dépenses (factures acquittées).
  • Si la dépense a été inférieure, ou le bilan et les justificatifs de dépenses non fournis, un titre de recettes sera émis pour réclamer à la commune le trop-perçu, ou la totalité de l’aide.

Où s'informer ? Qui contacter ?

Département de l'Ain - Archives départementales de l’Ain

 

Sur place
1 boulevard Paul Valéry , Bourg-en-Bresse
Comment s'y rendre ? Google Maps

 

Par téléphone
04 74 32 12 80

 

Par correspondance
1 boulevard Paul Valéry
01000 Bourg-en-Bresse

 

En ligne

Email : archives.departementales@ain.fr
Site internet : www.archives.ain.fr

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